Hledáte řešení Spisové služby, které splní veškeré požadavky vyplývající ze Zákona 499/2004 sb. o archivnictví a spisové službě, případně jiných souvisejících zákonů a předpisů, včetně norem EU či jiných mezinárodních předpisů? 

Rádi vám poskytneme osobní prezentaci systému iSSL přímo v sídle vaší organizace.

Během prezentace budete mít možnost položit otázky a diskutovat o možnostech nasazení systému iSSL ve vašem prostředí.

Co přináší spisová služba iSSL?

Elektronická spisová služba iSSL znamená významnou podporou procesů spojených se správou dokumentů a tím výraznou úsporu času pracovníků. Současně pomáhá uživatelům dodržovat veškerou legislativu při péči o dokumenty v průběhu jejich celého životního cyklu.

Spisová služba iSSL byla vyvinuta v roce 2018 a její hlavní výhodou je, že poskytuje uživatelům komfort technologicky i uživatelsky moderního prostředí.

Uživatelské prostředí

Pracovní prostředí systému iSSL je intuitivní a pomáhá uživatelům efektivně spravovat dokumenty od přijetí či vzniku dokumentu po uložení a vyřazování a dodržovat při tom platnou legislativu.

Uživatelé pracují ve webovém prohlížeči a přihlašují se pomocí shodných přihlašovacích údajů, které používají v organizaci (AD, SSO…) nebo pomocí přihlašovacích údajů přidělených systémem spisové služby. Operují s přehledně strukturovanými daty, jež lze vyhledávat, řadit, klasifikovat, exportovat do několika formátů. Taktéž detaily entity dokument, spis a dalších poskytují metadata ve strukturované, přehledné podobě.

Uživatelům usnadňuje práci ve všech částech aplikace systém konfigurovatelných notifikací v notifikačním centru nebo v podobě e-mailů.

Moduly

Životní cyklus dokumentu se odráží ve skladbě modulů, jež jsou součástí standardní implementace systému:

Modul Administrace umožňuje správci určeného organizací pokročilou správu aplikace:

ePodatelna, Podatelna

  • Příjem dokumentu v podatelně
  • Automatický příjem doručeného dokumentu z e-mailu a ISDS v ePodatelně
  • Automatická kontrola příloh na formát a škodlivý kód
  • Automatické vytěžování kontejnerů eml, zfo, zip
  • Automatická konverze příloh do výstupního formátu, včetně práce s kontejnerem PDF/A-3
  • Evidence doručeného dokumentu, označování
  • Předání ke zpracování (Oběhové kopie, kopie na vědomí)

Referent, Sekretariát, Vedoucí

Zpracování dokumentu

  • Evidence vlastního dokumentu, označování
    • Zatřídění do spisu
    • Oběh
    • Verze příloh, konverze přílohy do výstupního formátu
    • Schvalování, opatření přílohy kvalifikovanou elektronickou pečetí a kv. el. časovým razítkem
    • Odeslání zásilek, včetně hromadných zásilek, tzn. různá č. j. v jedné obálce
    • Vyřízení

Práce se spisem

  • Analogicky jako dokument
    • Zatřídění do spisového plánu
    • Vyřízení spisu i s dokumenty

Přehled lhůt

Vyhledávání, řazení, filtrování dokumentů a spisů

Uživatelské filtry, export přehledů

Výpravna

  • Odeslání dokumentu kanály e-mail, ISDS, pošta, osobně, konfiguračně i další
  • Tvorba a tisk poštovních podacích archů, číselník poštovních produktů
  • Automatické stahování stavů zprávy a doručenek z ISDS
  • Metadata pro analogové doručenky

Spisovna

  • Uložení spisů a dokumentů ve spisovně
  • Zatřídění do UJ
  • Zápůjčky ze spisovny
  • Automatické hlídání skartačních lhůt

Skartace

Vyřazování dokumentů v digitálním skartačním řízení

  • Tvorba skartačního návrhu
    • Export SIP balíčků pro Národního archivní portál
    • Import a zpracování XML dokumentů z archivu
    • Odmazání skartovaných digitálních dokumentů kromě povinné hlavičky metadat

Administrace

  • Organizační struktura – stromový přehled hierarchicky uspořádaných organizačních jednotek
  • Uživatelské účty – role a oprávnění, stínování uživatele, resp. zástup
  • Spisové plány – export a import spisového plánu
  • Email, ISDS – konfigurace časových rozvrhů pro stahování zpráv
  • Adresář – Globální adresář organizace i osobní uživatelské adresáře, integrace na Administrativní registr ekonomických subjektů (ARES) Registr obyvatel (ROB), Registr osob (ROS), Registr územní identifikace adres a nemovitostí (RÚIAN).
  • Transakční protokol
  • Tvorba čísel jednacích – spojováním dokumentů, sběrný arch, masky čísel jednacích
  • Číselníky
  • Šablony – e-mailů, štítků, protokolů
  • Konfigurace chování aplikace v rámci jednotlivých funkčností

Rozhraní, integrace

Aplikace iSSL poskytuje moderní webové rozhraní pro integraci existujících informačních systémů organizace a umožňuje tak vytvořit efektivní a propojené pracovní prostředí. Uživatelé mohou efektivně komunikovat s dalšími systémy a sdílet data a informace napříč organizací.

iSSL standardně poskytuje napojení na e-mailový server, Informační systém datových schránek (ISDS), Administrativní registr ekonomických subjektů (ARES), systém Anonymizace smluv, rozhraní dle přílohy NSESSS pro napojení samostatné evidence dokumentů (výměna dokumentů a jejich metadat), Registr obyvatel (ROB), Registr osob (ROS), Registr územní identifikace adres a nemovitostí (RÚIAN).

Architektura, technologie

Aplikace iSSL představuje moderní webové řešení s využitím technologie HTML5, na jehož pozadí je efektivní databázový systém a technologie umožňující rozložení provozní zátěže mezi servery v rámci infrastruktury či škálovatelnost systému na základě potřeb zákazníka.

Nabízíme variantu provozu aplikace iSSL v cloudu. Díky provozu v rámci cloudu organizace získává možnost eliminovat nutnost vlastnit a udržovat vlastní hardwarové prostředky a lidské zdroje na správu a údržbu IT infrastruktury. Tím lze optimalizovat náklady i provoz organizace a zaměřit se tak na své hlavní oblasti činnosti. Uživatelům umožňuje přístup z jakéhokoli umístění.

Technická, aplikační a metodická podpora

Součástí našich služeb je technická, aplikační a metodická podpora uživatelů. Nabízíme profesionální a zároveň lidský přístup při řešení případných problémů s aplikací, jejím nastavením nebo jen s pracovním postupem v aplikaci.

Nabízíme metodickou podporu v rozsahu legislativního rámce pro výkon eSSL, (tzn. činnosti v aplikaci, ale i mimo ni), klasická metodická podpora k legislativě, jejímu výkladu a doporučení v praxi v oblasti správy dokumentů.

Údržba systému

Součástí poskytovaných služeb je též legislativní podpora. Změny příslušné legislativy aktivně sledujeme a schválené změny implementujeme u zákazníků v zákonných lhůtách.

Taktéž se staráme o technologickou aktuálnost systému a prostředků, kde je systém provozován, v zájmu zachování maximálního výkonu aplikace.

Implementační proces a školení

Zajišťujeme celý implementační proces u zákazníka. Vše začíná analýzou potřeb včetně shromáždění konfiguračních dat a identifikací napojených systémů. Pokračujeme vypracováním implementační analýzy včetně harmonogramu. Po schválení následuje implementace a konfigurace aplikace.

Součástí nabízených služeb je školení uživatelů, jež provádíme dle přání zákazníka online nebo osobně.